A impressão de OS em A4 no sistema Agilize coloca as três vias da ordem de serviço da ótica em uma única folha, em retrato, dividida em três faixas de 99 mm separadas por uma linha tracejada com o texto RECORTAR AQUI. A via 1 segue com as lentes para o laboratório, a via 2 fica arquivada na loja e a via 3 é o comprovante que o cliente apresenta na retirada. Uma impressão, três destinos, sem carbono e sem talão.
Muitas óticas ainda imprimem a mesma OS três vezes, ou escrevem à mão em um bloco com papel carbono. Os dois caminhos geram retrabalho: dados copiados com erro, vias diferentes entre si e preço aparecendo onde não deveria. A folha A4 com picote resolve isso porque as três vias saem do mesmo registro, ao mesmo tempo, cada uma com as informações certas para quem vai usá-la.
Resumo rápido
- Uma folha A4 em retrato, com três faixas de 99 mm.
- Linha tracejada com “RECORTAR AQUI” entre as vias.
- Via 1 (azul): laboratório. Via 2 (roxo): ótica. Via 3 (verde): cliente.
- Cada via mostra o nome da ótica, o código da OS e a data de emissão.
- O valor total só aparece nas vias em que o campo Valor total estiver marcado; no modelo novo, vias 2 e 3.
- O arquivo baixa com o sufixo -3-vias, o que facilita encontrar e reenviar.
O que sai em cada faixa da folha
| Faixa | Nome na folha | Cor | Para que serve | Rodapé |
|---|---|---|---|---|
| — | — | — | — | — |
| Superior | Via laboratório | Azul | Enviar ao laboratório junto com as lentes | Assinatura do responsável |
| Central | Via ótica | Roxo | Manter arquivada na ótica | Recebido por + data |
| Inferior | Comprovante do cliente | Verde | Apresentar na retirada dos óculos | Sem assinatura |
As cores ajudam a equipe a separar as vias sem precisar ler o título. Depois de alguns dias de uso, o balcão sabe de cabeça: azul vai no envelope do laboratório, roxo vai para a pasta da loja, verde vai para a mão do cliente.
Por que uma folha só é melhor que três impressões
Imprimir três vezes parece simples, mas abre espaço para erro. Se o atendente corrige a altura pupilar depois da primeira impressão, a via do laboratório pode sair com o dado antigo e a via da loja com o dado novo. Na folha única, as três faixas saem do mesmo registro, no mesmo momento. Se algo mudar, basta reimprimir a folha inteira.
Também há economia de papel e de tempo. Uma folha A4 comum, em qualquer impressora, substitui o talão numerado, o carbono e o carimbo. E, como o documento é gerado pelo sistema, a letra é sempre legível. O laboratório não precisa ligar para confirmar se aquele número é um 3 ou um 8.
Como imprimir a OS em A4, passo a passo
- Registre a venda no PDV e abra a ordem de serviço a partir dela, já com cliente, itens e valor.
- Complete médico, data da receita, laboratório e previsão de entrega.
- Preencha a tabela de prescrição com OD e OE, as medidas da armação e os dados da lente.
- Marque no checklist o que deve sair no PDF para a bancada.
- Gere a folha de três vias e imprima em A4, em retrato.
- Destaque as faixas pela linha RECORTAR AQUI e entregue cada via ao seu destino.
O que cada via mostra e o que fica de fora
A via do laboratório leva cliente, médico, data da receita, previsão de entrega, laboratório, a tabela de prescrição, as medidas da armação, os dados de lente e armação e o checklist marcado. Não leva forma de pagamento, vendedor nem valor. Assim, o laboratório recebe tudo o que precisa para trabalhar, e o preço cobrado do cliente continua sendo assunto da loja.
A via da ótica é a mais completa. Além dos dados técnicos, traz forma de pagamento, vendedor e valor total. No rodapé, tem os campos “recebido por” e data, que registram quem recebeu os óculos de volta e quando. Para organizar essas folhas, veja arquivo de ordens de serviço da ótica.
O comprovante do cliente é enxuto de propósito: nome do cliente, previsão de entrega, forma de pagamento e valor no rodapé. Receita, medidas, lente, armação e checklist não entram. O cliente não precisa dessas informações para retirar os óculos, e a loja evita que dados técnicos circulem fora do balcão. Mais detalhes em comprovante de retirada de óculos.
A loja decide o que entra em cada via
O modelo de OS de ótica permite escolher em qual via cada campo aparece. Se a sua ótica prefere que o vendedor não apareça no arquivo, ou que a via do laboratório não mostre o nome do médico, basta ajustar o modelo. O dado continua gravado na OS; ele só deixa de sair naquela faixa. Isso é útil para lojas que trabalham com laboratórios diferentes ou que têm regras internas próprias. Veja como em personalizar a OS de ótica.
Identidade da loja na folha
Cada faixa mostra o nome da ótica, o código da OS e a data de emissão. Se a empresa tem mais de uma loja cadastrada, a folha traz até três linhas da identidade comercial da unidade daquela OS: nome fantasia, endereço e contato. Assim, o cliente sabe exatamente em qual loja retirar os óculos, e o laboratório sabe de qual unidade veio o pedido.
Quando usar A4 e quando usar o cupom de 80 mm
A folha A4 é a melhor escolha quando a OS precisa ser dividida fisicamente entre laboratório, loja e cliente. O cupom térmico de 80 mm é ideal para o balcão, quando a loja quer uma impressão rápida com cliente, entrega, produtos, receita, lente e medidas em uma coluna. Muitas óticas usam os dois: o cupom para conferência rápida e a folha A4 para o envio ao laboratório. Compare em cupom térmico 80 mm para ótica.
Há ainda o PDF sem valores, que é a mesma OS sem preços, para quando a loja quer mandar o pedido ao laboratório em arquivo, sem expor o valor cobrado. Ele baixa com o sufixo -sem-valores. Veja pedido ao laboratório sem valores.
Dicas para a rotina de impressão
- Deixe uma impressora A4 perto do balcão, configurada em retrato e sem redução de escala.
- Use uma régua ou guilhotina simples para destacar as faixas sem rasgar o conteúdo.
- Grampeie a via azul no envelope ou na caixa das lentes antes de chamar o motoboy.
- Guarde a via roxa em ordem de código de OS ou de data de previsão de entrega.
- Oriente o cliente a guardar a via verde e a apresentá-la na retirada.
- Se precisar reimprimir, reimprima a folha inteira, nunca uma via isolada escrita à mão.
Erros que a folha A4 ajuda a evitar
O erro mais comum em óticas que usam talão é a divergência entre vias: o carbono falha, a letra fica ilegível ou alguém corrige uma via e esquece a outra. Outro erro frequente é o preço aparecendo para o laboratório, o que expõe a margem da loja. Com a folha de três vias, o valor só aparece onde o campo Valor total está marcado, e os dados técnicos não vão para o comprovante do cliente. Para uma lista completa, veja ordem de serviço em três vias.
Exemplo prático
Uma cliente compra óculos com lente multifocal antirreflexo. O vendedor registra a venda no PDV, abre a OS, preenche receita, medidas e lente, e imprime a folha. A faixa azul vai grampeada no envelope do laboratório, com a assinatura do responsável. A faixa roxa vai para a pasta da loja, à espera do “recebido por”. A faixa verde fica com a cliente, com a previsão de entrega, a forma de pagamento e o valor. Quando os óculos voltam, a loja confere com a via roxa e entrega mediante a via verde. Tudo saiu de uma única impressão.
Perguntas frequentes sobre impressão de OS em A4
Quantas vias tem a impressão de OS em A4?
Três: via laboratório (azul), via ótica (roxo) e comprovante do cliente (verde), na mesma folha A4 em retrato.
A via do laboratório mostra o preço?
Não. No modelo novo, o valor total aparece apenas nas vias 2 e 3, e a via do laboratório não leva preço.
Preciso de papel especial com picote?
Não. A folha sai em papel A4 comum, com linha tracejada e o texto RECORTAR AQUI para orientar o corte.
Posso mudar o que aparece em cada via?
Sim. No modelo de OS de ótica, a loja escolhe em qual via cada campo entra, sem apagar o dado da OS.
Como identifico o arquivo da folha de três vias?
O PDF da folha de três vias baixa com o sufixo -3-vias no nome do arquivo.
A folha mostra o endereço da loja?
Sim, quando a empresa tem mais de uma loja: entram até três linhas com nome fantasia, endereço e contato da unidade da OS.
Conclusão
A impressão de OS em A4 com picote simplifica a rotina da ótica: uma folha, três vias coerentes entre si, cada uma com o que o destino precisa. O laboratório recebe os dados técnicos sem preço, a loja arquiva a via completa e o cliente leva só o necessário para a retirada. É menos papel, menos erro e mais confiança no pedido.
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