As permissões de usuário definem o que cada pessoa da ótica pode ver e fazer no sistema. Vendedor, montador, caixa e gerente têm necessidades diferentes, e dar acesso a tudo para todos expõe dados e aumenta o risco de erro. No sistema Agilize, um exemplo prático é o telefone do cliente no PDF da OS: ele respeita a permissão de quem está vendo, e quem não pode ver o telefone não leva o número no impresso.
Em muitas óticas, todo mundo usa o mesmo login ou todos têm acesso total. Funciona até o dia em que alguém apaga um registro sem querer, aplica um desconto indevido ou leva para casa uma lista de clientes. Organizar as permissões por função protege a loja, os clientes e a própria equipe. Este guia mostra como pensar as permissões na ótica e como colocar em prática.
Resumo rápido
- Cada pessoa deve ter o próprio usuário.
- As permissões devem seguir a função, não a pessoa.
- Dados do cliente, como telefone, devem ser vistos só por quem precisa.
- O telefone no PDF da OS respeita a permissão de quem gera o impresso.
- A OS de ótica é um recurso da empresa, não uma permissão de perfil.
- Revise as permissões quando alguém muda de função ou sai da loja.
Permissões por função na ótica
| Função | O que costuma precisar | O que normalmente não precisa |
|---|---|---|
| — | — | — |
| Vendedor | PDV, orçamento, abrir OS, cadastro de cliente | Financeiro completo, configurações |
| Montador | Consultar OS, receita, medidas, mudar etapa | Preços de custo, financeiro |
| Caixa | Receber pagamentos, baixas | Configurações da empresa |
| Gerente | Relatórios, financeiro, ajustes | — |
| Administrador | Configurações, usuários, modelos | — |
Por que cada pessoa precisa do próprio usuário
O primeiro passo é acabar com o login compartilhado. Quando cada pessoa entra com o próprio usuário, a loja sabe quem registrou cada venda, quem abriu cada OS e quem alterou um dado. Isso ajuda a resolver dúvidas, calcular comissões e treinar a equipe. Também é a base para qualquer permissão funcionar: não há como limitar o acesso de alguém se todos usam a mesma conta. Veja comissão de vendedores na ótica.
Dados do cliente e privacidade
A ótica guarda dados pessoais: nome, telefone, endereço e receita. A LGPD pede cuidado com esses dados. Uma forma prática de cuidar é limitar quem pode ver informações sensíveis. No sistema Agilize, o telefone do cliente no PDF da OS respeita a permissão de quem está vendo: se o usuário não tem permissão para ver o telefone, o número não aparece no impresso que ele gera. Veja LGPD na ótica.
Outro cuidado já presente no impresso é o comprovante do cliente: a via de retirada não leva receita, medidas nem checklist. Isso reduz a exposição de dados técnicos em um papel que sai da loja. Veja comprovante de retirada de óculos.
O que é permissão e o que é recurso da empresa
Nem tudo no sistema é controlado por permissão de usuário. A OS de ótica, por exemplo, é um recurso da empresa: quem liga é o super admin, para aquela empresa, e a permissão de um usuário comum não inclui esse recurso. Ou seja, não é um perfil interno que “ativa” a OS de ótica; é a empresa que tem o modelo habilitado. O mesmo vale para recursos como múltiplas lojas e preço de atacado, que dependem do plano e da empresa.
Já as permissões de usuário definem o que cada pessoa faz dentro dos recursos que a empresa tem.
Como organizar as permissões de usuário
- Liste as funções da loja: vendedor, montador, caixa, gerente, administrador.
- Para cada função, escreva o que a pessoa precisa fazer no dia a dia.
- Crie um usuário para cada pessoa da equipe.
- Atribua as permissões conforme a função, começando pelo mínimo necessário.
- Teste com um usuário de cada função: abrir OS, gerar PDF, ver relatórios.
- Confira se o telefone do cliente aparece só para quem deve ver.
- Revise as permissões quando alguém muda de função ou deixa a loja.
Permissões e a rotina da OS
Na rotina da OS de ótica, várias pessoas tocam o mesmo registro. O vendedor abre a OS a partir da venda, o balcão completa receita e medidas, o montador consulta a via do laboratório e muda a etapa, e alguém confere antes de avisar o cliente. Cada passo pode ser feito por uma função diferente, com o acesso que faz sentido. Veja status da ordem de serviço e fluxo de atendimento na ótica.
Permissões e o financeiro
O financeiro é uma das áreas mais sensíveis. Baixas de pagamento, estornos e ajustes de contas a receber devem ficar com quem tem responsabilidade por isso. Limitar o acesso evita erros e dá segurança ao dono da ótica. Veja fluxo de caixa da ótica e contas a receber da ótica.
Quando alguém sai da equipe
Quando um colaborador deixa a ótica, o acesso dele deve ser encerrado no mesmo dia. Parece óbvio, mas muitas lojas esquecem e deixam usuários antigos ativos por meses. Inclua essa tarefa na rotina de desligamento, junto com a devolução de chaves e uniformes. Veja cadastro de colaboradores.
Erros comuns com permissões
- Usar um login único para toda a equipe.
- Dar acesso de administrador para todos por comodidade.
- Não revisar permissões quando alguém muda de função.
- Deixar ex-colaboradores com acesso ativo.
- Imprimir dados do cliente em vias que não precisam deles.
Exemplo prático
Uma ótica com seis pessoas usava um login único. A dona cria um usuário para cada um: dois vendedores, um montador, uma pessoa no caixa, a gerente e ela como administradora. O montador passa a consultar as OS e mudar etapas, sem ver o financeiro. Os vendedores usam PDV, orçamento e OS. Um vendedor temporário recebe acesso sem permissão para ver telefone, e o PDF que ele gera sai sem o número do cliente. Quando o temporário sai, o acesso é encerrado no mesmo dia.
Revisão periódica das permissões
Além das mudanças pontuais, faça uma revisão geral das permissões a cada três ou seis meses. Liste os usuários ativos, confirme a função atual de cada um e veja se o acesso ainda faz sentido. Às vezes, um vendedor recebeu acesso extra para cobrir férias e nunca perdeu esse acesso. Essa revisão rápida mantém o sistema alinhado com a realidade da equipe e reduz riscos sem atrapalhar o trabalho do dia a dia.
Permissões e treinamento
Ao entregar o usuário a cada pessoa, explique por que as permissões existem. Quando a equipe entende que o objetivo é proteger os clientes e a própria loja, a resistência diminui. Mostre também a quem pedir um acesso extra quando for realmente necessário, para que ninguém compartilhe senha para resolver uma situação pontual.
Perguntas frequentes sobre permissões de usuário na ótica
Por que configurar permissões de usuário na ótica?
Para proteger dados do cliente, evitar erros e saber quem fez cada registro.
O telefone do cliente aparece para todos no PDF?
Não. O telefone no PDF respeita a permissão de quem está vendo.
A OS de ótica é liberada por permissão de usuário?
Não. É um recurso da empresa, ligado pelo super admin, e não faz parte da permissão de um perfil interno.
Cada funcionário precisa de um usuário?
Sim. Isso permite controlar acessos e saber quem registrou cada venda e OS.
O comprovante do cliente mostra a receita?
Não. A via de retirada não leva receita, medidas nem checklist.
O que fazer quando alguém sai da loja?
Encerrar o acesso no mesmo dia e revisar as permissões da equipe.
Conclusão
Permissões de usuário bem definidas deixam a ótica mais segura e organizada. Com um usuário por pessoa, acessos por função e cuidados como o telefone no PDF respeitando a permissão, o sistema Agilize ajuda a proteger os dados do cliente e a manter o controle da loja.
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