O estoque de lentes da ótica precisa equilibrar duas coisas: ter prontas as lentes que saem toda semana e pedir ao laboratório as que dependem de uma receita específica. No sistema Agilize, as lentes entram no cadastro de produtos com SKU, categoria e marca, como no exemplo da planilha modelo (lente antirreflexo, SKU LEN-001, categoria Lentes, marca Essilor), e a venda no PDV usa o estoque cadastrado. Com isso, a loja sabe o que tem, o que precisa repor e o que deve ir para o laboratório.
Lente é um produto diferente de armação. A armação é uma peça pronta; a lente pode ser uma peça de estoque, como uma lente monofocal de grau comum, ou uma peça feita sob medida, como uma multifocal com tratamento específico. Misturar esses dois mundos sem critério leva a capital parado em lentes que não giram e a falta das que mais saem. Este guia mostra como organizar o estoque de lentes na prática.
Resumo rápido
- Separe lentes de estoque e lentes sob encomenda.
- Mantenha prontas apenas as lentes com giro frequente.
- Cadastre cada lente com nome, SKU, categoria e marca.
- Registre a especificação da lente na OS de ótica.
- Confira o estoque de lentes com frequência, por tipo.
- Use o histórico de vendas para ajustar o que fica pronto.
Lentes de estoque e lentes sob encomenda
| Tipo | Exemplo | Onde fica | Como controlar |
|---|---|---|---|
| — | — | — | — |
| Lente pronta de giro alto | Monofocal em graus comuns | Estoque da loja | Quantidade no cadastro |
| Lente pronta de giro baixo | Graus menos comuns | Estoque reduzido ou pedido | Revisão periódica |
| Lente sob encomenda | Multifocal com tratamento | Laboratório | Especificação na OS |
| Lente de contato | Caixas por grau | Estoque da loja | Quantidade e validade |
O que manter pronto na loja
A decisão sobre o que manter pronto deve vir dos números, não da intuição. Olhe as vendas dos últimos meses e veja quais lentes saem com frequência. Em geral, lentes monofocais em graus comuns, com tratamentos populares, são boas candidatas ao estoque. Lentes com graus altos, multifocais e tratamentos especiais costumam ser pedidas ao laboratório conforme a receita.
Manter pronto o que gira permite entregar óculos mais rápido, o que melhora a experiência do cliente. Veja prazo de entrega de óculos.
O que pedir ao laboratório
Lentes sob encomenda dependem da receita e das medidas do cliente. Nesse caso, o que importa é a especificação correta na OS de ótica e a via do laboratório completa. A OS traz receita, lente, medidas da armação e previsão de entrega. Se a loja não quer expor o valor cobrado, pode enviar o PDF sem valores. Veja especificação de lentes na OS, pedido de lente multifocal e via do laboratório.
Como cadastrar as lentes
O cadastro de lentes segue o mesmo padrão dos demais produtos:
- Nome claro, como “Lente antirreflexo” ou “Lente monofocal 1.56 antirreflexo”.
- SKU com prefixo, como LEN-001.
- Categoria Lentes, sem variações de grafia.
- Marca em campo próprio, como Essilor.
- Preço de custo e de venda atualizados.
Para cadastrar muitas lentes de uma vez, use a importação por planilha. Veja cadastro de produtos da ótica e como importar produtos por planilha.
Como controlar o estoque de lentes
- Separe no cadastro as lentes que ficam prontas na loja.
- Defina uma quantidade mínima para cada lente de giro alto.
- Registre todas as vendas no PDV para que o estoque cadastrado acompanhe as saídas.
- Registre as entradas quando chegar reposição do fornecedor.
- Faça uma contagem das lentes de estoque pelo menos uma vez por mês.
- Revise a cada trimestre quais lentes devem continuar prontas.
- Para lentes sob encomenda, acompanhe a OS pelas etapas que a ótica cadastrou.
Estoque de lentes e a OS de ótica
Quando a venda acontece no PDV, a OS de ótica abre a partir dela, já com cliente, itens e valor. O balcão completa a receita, o laboratório, a previsão de entrega e as medidas. Isso liga o estoque e a produção: se a lente estava pronta, a montagem pode começar na loja; se é sob encomenda, a via do laboratório segue com o pedido. Veja venda e ordem de serviço integradas e controle de laboratório óptico.
Lentes de contato
Lentes de contato são vendidas em caixas e têm grau e validade. Vale cadastrá-las em categoria própria e conferir a validade nas contagens. Clientes de lente de contato também costumam comprar de forma recorrente, o que abre espaço para mensagens agendadas de reposição, quando o módulo estiver habilitado. Veja mensagens agendadas na ótica.
Indicadores do estoque de lentes
- Giro de cada lente pronta.
- Lentes paradas há mais de 90 dias.
- Rupturas: vendas perdidas ou atrasadas por falta de lente.
- Participação das lentes no faturamento.
- Prazo médio das lentes sob encomenda.
Veja indicadores da ótica e relatório de vendas da ótica.
Erros comuns no estoque de lentes
- Manter em estoque lentes que quase não saem.
- Vender sem registrar no PDV e perder o controle das saídas.
- Cadastrar a mesma lente com nomes diferentes.
- Não registrar a especificação completa na OS para lentes sob encomenda.
- Esquecer a validade das lentes de contato.
Exemplo prático
Uma ótica analisa três meses de vendas e percebe que 70% das lentes monofocais vendidas estão em uma faixa pequena de graus. Ela mantém essas lentes prontas, com quantidade mínima definida, e passa a pedir ao laboratório as demais. As vendas são registradas no PDV e a contagem é feita no primeiro sábado do mês. Em pouco tempo, a loja reduz lentes paradas e entrega mais óculos no mesmo dia.
Fornecedores e reposição
Organize a reposição por fornecedor. Com a marca registrada no cadastro de cada lente, a ótica sabe de quem compra cada item e pode agrupar os pedidos. Combine com cada fornecedor o prazo de entrega e a quantidade mínima, e ajuste a quantidade mínima do estoque de acordo com esse prazo: quanto mais demorada a reposição, maior a reserva necessária para não faltar.
Lentes com defeito e trocas
Lentes que voltam com defeito ou são trocadas na garantia também precisam de registro. Anote na OS o que aconteceu e mantenha a entrada e a saída no estoque coerentes. Isso evita que uma lente danificada continue contando como disponível. Veja garantia de óculos.
Estoque de lentes e capital parado
Cada lente parada na gaveta é dinheiro que não está trabalhando. Por isso, a revisão trimestral do que fica pronto é tão importante quanto a reposição. Se uma lente não saiu nos últimos meses, avalie passar a pedi-la ao laboratório em vez de manter estoque. Essa decisão, tomada com base no histórico de vendas, mantém o estoque enxuto sem prejudicar o prazo de entrega.
Perguntas frequentes sobre estoque de lentes
Que lentes manter no estoque da ótica?
As de giro frequente, como monofocais em graus comuns, definidas a partir do histórico de vendas.
Como cadastrar lentes no sistema Agilize?
Como produtos, com nome, SKU, categoria Lentes e marca, como no exemplo LEN-001 da planilha modelo.
E as lentes sob encomenda?
A especificação vai na OS de ótica, e a via do laboratório segue com receita e medidas.
Com que frequência contar o estoque de lentes?
Pelo menos uma vez por mês, com revisão trimestral do que deve continuar pronto.
Posso enviar o pedido ao laboratório sem o preço?
Sim. O PDF sem valores serve para isso e baixa com o sufixo -sem-valores.
Lente de contato entra no estoque?
Sim. Vale usar categoria própria e conferir a validade nas contagens.
Conclusão
Um estoque de lentes bem organizado separa o que fica pronto do que vai para o laboratório. Com cadastro padronizado, vendas registradas no PDV, especificação completa na OS de ótica e contagens regulares, a loja do sistema Agilize reduz capital parado e entrega óculos mais rápido.
Conheça o sistema Agilize e agende uma apresentação
Quer ver como controlar o estoque de lentes da sua ótica junto com a venda e a ordem de serviço?
Na apresentação, a nossa equipe mostra o sistema funcionando com exemplos de ótica: a venda no PDV, a OS de ótica com receita e medidas, a impressão em três vias ou no cupom de 80 mm e os módulos que fazem sentido para a sua loja. Você tira dúvidas sobre planos, implantação e quais recursos ficam habilitados na sua empresa.
- Agende uma apresentação com a equipe Agilize, no dia e horário que forem melhores para você;
- Assista à apresentação do sistema agora mesmo;
- Veja todas as funcionalidades e os planos.
