Para avisar o cliente que o aparelho está pronto, envie uma mensagem pelo WhatsApp assim que a ordem de serviço for finalizada, com o número da OS, o serviço realizado, o valor a pagar, as formas de pagamento, o horário de retirada e o que ele precisa levar. Depois, programe um lembrete se ele não aparecer em alguns dias.
O aviso de pronto é o momento em que o conserto vira dinheiro no caixa. Quanto mais rápido e claro, mais cedo o cliente busca e paga. Veja quando enviar, modelos prontos e como organizar a rotina.
Resumo rápido
- Avise no mesmo dia em que a OS for finalizada.
- Informe OS, serviço, valor, pagamento, horário e garantia.
- Use o WhatsApp da empresa, não o celular pessoal do técnico.
- Programe lembretes para quem não retira.
- Ligue o aviso ao status da OS para nada ficar esquecido.
Por que o aviso de pronto é tão importante
- Caixa: serviço pronto e não retirado é dinheiro parado.
- Espaço: aparelhos acumulados ocupam a prateleira e geram risco.
- Experiência: o cliente que é avisado rápido percebe organização e volta.
- Menos ligações: quem recebe aviso não liga perguntando “ficou pronto?”.
Quando avisar
Assim que o técnico finalizar os testes e a OS mudar para o status de pronto ou finalizado. Defina uma regra simples: nenhuma OS fica finalizada sem aviso enviado no mesmo dia. Se a assistência fecha às 18h, avise até esse horário, para que o cliente possa se programar.
O que a mensagem deve conter
| Informação | Exemplo |
|---|---|
| Identificação | OS 1234 – notebook modelo X |
| Serviço realizado | Troca do SSD e limpeza interna |
| Valor e pagamento | R$ 450 – Pix, cartão ou dinheiro |
| Horário de retirada | Seg a sex, 9h às 18h; sáb, 9h às 13h |
| O que levar | Documento ou comprovante da OS |
| Garantia | 90 dias sobre peça e serviço |
Modelos de mensagem para avisar o cliente que o aparelho está pronto
Modelo padrão
“Olá, Carlos! Seu notebook (OS 1234) está pronto. Fizemos a troca do SSD e a limpeza interna, e os testes foram aprovados. Valor: R$ 450, no Pix, cartão ou dinheiro. Pode retirar de segunda a sexta, das 9h às 18h, ou no sábado até 13h. A garantia é de 90 dias. Até logo!”
Com pagamento antecipado por Pix
“Olá, Carlos! Seu notebook (OS 1234) está pronto. Se preferir, já envio o Pix de R$ 450 para agilizar a retirada. É só me avisar!”
Para cliente empresarial
“Olá, Fernanda! O computador da recepção (OS 1234, série ABC123) está pronto. Segue o laudo técnico em anexo. Podemos entregar amanhã às 10h?”
Lembrete após 3 dias
“Oi, Carlos! Passando para lembrar que seu notebook (OS 1234) está pronto para retirada. Qualquer dúvida, estou à disposição.”
Lembrete após 15 dias
“Olá, Carlos. Seu notebook (OS 1234) está pronto desde o dia 10. Pedimos que retire o equipamento até o dia 30, conforme as condições da ordem de serviço.”
Use o WhatsApp da empresa
Avisos enviados do celular pessoal do técnico ficam fora do histórico e somem quando ele sai da empresa. Com o WhatsApp integrado ao sistema, a conversa fica ligada ao contato no CRM e qualquer pessoa da equipe continua o atendimento. No Agilize, você recebe e responde mensagens pelo sistema e gera orçamento, venda e ordem de serviço a partir da conversa.
Ligue o aviso ao status da OS
Crie uma etapa como “Pronto para retirada” e use a lista de OS filtrada por essa etapa como rotina diária:
- Pela manhã, veja quem ficou pronto ontem e ainda não foi avisado.
- Envie os avisos.
- Veja quem foi avisado há mais de 3 dias e mande lembrete.
- Na retirada, registre o pagamento e mude para Finalizado.
Lembretes e mensagens agendadas
O módulo de mensagens agendadas do Agilize envia lembretes e campanhas para clientes na data certa, e o pós-venda ajuda a acompanhar o cliente depois da entrega. Use com bom senso: mensagens úteis, poucas e no horário comercial.
Cuidados com dados e consentimento
Use o número que o cliente informou na OS, identifique a empresa na mensagem e não envie dados sensíveis desnecessários. Se o cliente pedir para não receber mensagens, respeite e registre. Veja mais em LGPD na assistência técnica.
E se o cliente não aparecer?
Depois dos lembretes, siga as regras de guarda informadas na OS. O artigo aparelho abandonado na assistência técnica mostra como prevenir e o que fazer.
Retirada rápida no balcão
Quando o cliente chega, tenha o aparelho identificado, a OS aberta e a cobrança pronta. Teste o aparelho na frente dele, devolva os acessórios listados na entrada, receba no PDV, por Pix ou cartão, e emita a nota. Uma retirada de dois minutos reforça a boa impressão do aviso.
Erros comuns
- Avisar dias depois do conserto pronto.
- Não informar o valor e gerar surpresa no balcão.
- Mandar só “está pronto”, sem horário e forma de pagamento.
- Esquecer quem já foi avisado.
- Insistir com muitas mensagens no mesmo dia.
Para entender todo o fluxo, veja o guia de sistema de ordem de serviço para assistência técnica e o artigo orçamento de conserto pelo WhatsApp.
Perguntas frequentes
Como avisar o cliente que o aparelho está pronto?
Envie uma mensagem pelo WhatsApp no mesmo dia em que a OS for finalizada, com número da OS, serviço feito, valor, formas de pagamento, horário de retirada e garantia.
Qual a melhor mensagem para avisar que o conserto ficou pronto?
Uma mensagem curta com identificação da OS, o que foi feito, o valor, como pagar e quando retirar. Veja os modelos neste artigo.
Quantas vezes lembrar o cliente?
Um aviso no dia, um lembrete após cerca de 3 dias e outro após 15 dias, citando as condições de guarda da OS.
Posso enviar o Pix antes da retirada?
Sim. Oferecer o Pix junto com o aviso agiliza a retirada e antecipa o recebimento.
Dá para enviar o aviso pelo sistema?
No Agilize, o WhatsApp integrado permite responder e enviar mensagens pelo sistema, com o contato salvo no CRM, e as mensagens agendadas enviam lembretes na data certa.
Conheça o sistema Agilize e agende uma apresentação
Quer avisar clientes pelo WhatsApp da empresa, com a OS e o histórico na mesma tela? Agende uma apresentação do sistema Agilize.
Prefere ver antes? Assista à apresentação do sistema ou confira todas as funcionalidades.
