Um sistema de ordem de serviço para assistência técnica registra a entrada de cada equipamento, o diagnóstico, o orçamento e a aprovação do cliente, o andamento do conserto, as peças usadas, a cobrança e a garantia, tudo ligado ao cadastro do cliente. Assim, a bancada sabe o que fazer, o balcão sabe o que responder e nada sai sem ser cobrado.
Resumo rápido
- Cada aparelho entra com uma OS numerada.
- O orçamento é aprovado antes do conserto.
- O status responde “já ficou pronto?” sem parar a bancada.
- A OS finalizada vira cobrança e nota fiscal.
- O histórico do cliente resolve garantia e retorno.
Os gargalos mais comuns da assistência técnica
- Aparelho sem identificação na prateleira;
- Orçamento enviado e esquecido, sem retorno do cliente;
- Cliente ligando para saber se o serviço ficou pronto;
- Peça trocada que não entrou no valor cobrado;
- Equipamento pronto há semanas sem retirada;
- Discussão de garantia sem registro do que foi feito.
O fluxo da OS na assistência técnica
- Entrada: abra a OS com cliente, equipamento, marca, modelo, número de série, acessórios entregues e o defeito relatado.
- Diagnóstico: o técnico registra o que encontrou e o que precisa ser feito.
- Orçamento e aprovação: envie o orçamento ao cliente, por exemplo pelo WhatsApp, e registre a aprovação.
- Execução: atualize o status (em execução, aguardando peça, finalizada) e lance peças e mão de obra.
- Entrega e cobrança: avise o cliente, cobre por boleto, Pix ou no balcão e emita a nota fiscal.
- Garantia: deixe o histórico na ficha do cliente para consultar em caso de retorno.
Recursos que importam em um sistema de OS para assistência técnica
- Campos personalizáveis para número de série, acessórios e condição do aparelho;
- Status da OS visível para toda a equipe;
- Orçamento que vira OS sem redigitar;
- OS em PDF para imprimir e entregar ao cliente;
- Estoque de peças no mesmo sistema (veja o sistema de controle de estoque);
- Financeiro e nota fiscal ligados à OS (veja o sistema de gestão financeira);
- WhatsApp integrado para conversar com o cliente a partir da OS.
Como o Agilize Total atende a assistência técnica
No sistema de ordem de serviço do Agilize Total, o orçamento aprovado vira OS, os campos podem ser renomeados para o seu tipo de equipamento, o status vai até Finalizado e a OS gera cobrança por boleto ou Pix e NFS-e. As conversas do WhatsApp chegam no sistema e viram orçamento, venda ou OS.
Perguntas frequentes
Qual o melhor sistema de ordem de serviço para assistência técnica?
O que liga a OS ao orçamento, ao estoque de peças, ao financeiro e à nota fiscal, e que a equipe consiga usar no dia a dia. Peça uma demonstração com o seu fluxo real.
Como controlar aparelhos que não foram retirados?
Use o status da OS para identificar as ordens finalizadas e ainda não entregues e avisar os clientes.
Dá para registrar o número de série do aparelho?
No Agilize Total, você pode renomear e usar campos personalizáveis da OS para número de série, acessórios e condição do aparelho.
O sistema funciona no celular?
Sim. O Agilize Total tem versão web e aplicativo.
Organize suas ordens de serviço com o Agilize Total
O sistema de ordem de serviço do Agilize Total liga orçamento, OS, agenda da equipe, financeiro e nota fiscal no mesmo lugar, na versão web e no aplicativo. Agende uma apresentação e veja na prática com a rotina da sua empresa.
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