Para avisar que os óculos estão prontos, a ótica deve enviar uma mensagem no mesmo dia em que o pedido passa pela conferência, com o nome do cliente, a loja e o horário de retirada, o saldo a pagar (se houver) e o lembrete de trazer o comprovante. No sistema Agilize, o módulo de WhatsApp, quando habilitado no plano, é usado justamente para o aviso de óculos pronto e para a cobrança de retirada, e o status da OS mostra quais pedidos estão prontos.
O aviso parece um detalhe, mas faz muita diferença. Um cliente avisado no dia certo retira mais rápido, paga o saldo com menos atrito e tem a sensação de ser bem cuidado. Um cliente que precisa ligar para perguntar “já chegou?” sente o contrário, e a equipe perde tempo atendendo telefone. Organizar o aviso é uma das formas mais simples de melhorar a experiência na ótica.
Resumo rápido
- Envie o aviso no mesmo dia em que os óculos ficarem prontos.
- Use o status da OS para saber quais pedidos estão prontos.
- Informe loja, horário, saldo a pagar e o comprovante de retirada.
- Escreva mensagens curtas, cordiais e com o nome do cliente.
- Programe um lembrete para quem não retirar em alguns dias.
- Registre o contato para a equipe saber que o aviso foi enviado.
O que a mensagem de óculos prontos precisa ter
| Elemento | Por que incluir | Exemplo |
|---|---|---|
| — | — | — |
| Nome do cliente | Mensagem pessoal, sem cara de robô | Olá, Ana! |
| Aviso principal | Ser direto logo na primeira linha | Seus óculos estão prontos |
| Loja e horário | Evitar viagem perdida | Retirada na unidade Centro, das 9h às 18h |
| Saldo a pagar | Evitar surpresa no balcão | Saldo de R$ 350, no cartão ou Pix |
| Comprovante | Agilizar a entrega | Traga o comprovante de retirada |
| Ajuste | Mostrar cuidado | Faremos o ajuste no seu rosto na entrega |
Quando enviar o aviso
O momento certo é logo depois da conferência. Os óculos voltam do laboratório, passam pela verificação de grau, centragem e acabamento e, se estiverem corretos, mudam de status. Esse é o gatilho para o aviso. Avisar antes da conferência é arriscado: se algo estiver errado, o cliente chega e o pedido precisa voltar. Para organizar essa etapa, veja conferência de óculos.
Uma boa prática é reservar dois horários do dia para os avisos, por exemplo no fim da manhã e no fim da tarde. Assim, a equipe não esquece e o cliente recebe a mensagem em um horário em que pode se organizar para ir à loja.
Como avisar que os óculos estão prontos, passo a passo
- Confira os óculos com a receita e o checklist da OS.
- Mude o status da OS para a etapa que a sua ótica usa para “pronto”.
- Consulte na OS a forma de pagamento e o saldo, se houver.
- Envie a mensagem pelo WhatsApp com nome, loja, horário, saldo e comprovante.
- Registre que o aviso foi enviado.
- Se não houver resposta em alguns dias, envie um lembrete cordial.
- Na retirada, finalize a OS e registre quem recebeu.
Modelos de mensagem
Modelo simples: “Olá, Ana! Seus óculos estão prontos para retirada na nossa loja do Centro, de segunda a sábado, das 9h às 18h. Lembre de trazer o comprovante de retirada. Até breve!”
Modelo com saldo: “Olá, Carlos! Boa notícia: seus óculos ficaram prontos. O saldo para retirada é de R$ 350, e você pode pagar no cartão ou no Pix. Estamos na loja das 9h às 18h. Traga o comprovante que entregamos na compra.”
Modelo para multifocal: “Olá, Marina! Seus óculos multifocais estão prontos. Na retirada, vamos ajustar no seu rosto e explicar como se adaptar nos primeiros dias. Separe uns 15 minutos para a visita. Te esperamos!”
Lembrete: “Oi, Pedro! Passando para lembrar que seus óculos estão prontos e esperando por você. Se ficar difícil vir, outra pessoa pode retirar com o comprovante. Qualquer coisa, é só responder aqui.”
O status da OS como base do aviso
Sem status atualizado, a equipe não sabe a quem avisar. Com status, a lista é óbvia: todas as OS em “pronto” que ainda não foram avisadas. O sistema traz por padrão Aguardando, Iniciado, Em análise e Finalizado, e a loja pode cadastrar etapas próprias, como “Pronto para retirada”. Usar uma etapa específica para os óculos prontos facilita filtrar quem precisa do aviso e quem precisa do lembrete. Veja status da ordem de serviço.
O comprovante e a retirada
A mensagem deve lembrar o comprovante do cliente, a via verde da OS. Ele traz previsão de entrega, forma de pagamento e valor, e é o papel que o cliente apresenta na retirada. Se outra pessoa for buscar, o comprovante serve como autorização. Veja comprovante de retirada de óculos.
Mensagens agendadas para o lembrete
Quem não retira em poucos dias precisa de um lembrete. Em vez de depender da memória da equipe, a ótica pode usar as mensagens agendadas, quando o módulo estiver habilitado, para programar o envio. O lembrete deve ser gentil e oferecer ajuda, nunca soar como cobrança agressiva. Para uma rotina completa de pedidos parados, veja óculos não retirados.
Cuidados com o WhatsApp
- Confirme na venda que o número do cliente tem WhatsApp.
- Não envie dados da receita ou medidas pela mensagem.
- Use sempre o mesmo tom e a mesma assinatura da loja.
- Responda rapidamente quando o cliente perguntar algo.
- Respeite quem pedir para não receber mensagens.
Esses cuidados mantêm a comunicação profissional e respeitam a privacidade do cliente. Para entender melhor os cuidados com dados, veja LGPD na ótica.
O aviso como parte do pós-venda
O aviso de óculos prontos é o primeiro contato do pós-venda. Depois da retirada, a ótica pode perguntar, alguns dias depois, se o cliente se adaptou bem, especialmente em multifocais. Esse cuidado reduz devoluções e aumenta a indicação. Veja pós-venda na ótica e WhatsApp para ótica.
Medindo o resultado
Acompanhe quanto tempo, em média, os clientes levam para retirar depois do aviso. Se esse tempo cair depois que a loja padronizou as mensagens, a rotina está funcionando. Acompanhe também quantas OS ficam prontas sem aviso registrado: esse número deveria ser zero.
Quem envia o aviso
Defina um responsável pelos avisos em cada turno. Em lojas pequenas, quem faz a conferência também avisa o cliente. Em lojas maiores, o vendedor que fez a venda costuma preferir avisar o próprio cliente, porque já conhece a pessoa e pode reforçar o relacionamento. O que não pode acontecer é cada um achar que o outro avisou. Registrar o envio na OS ou no histórico do cliente resolve essa dúvida.
Também vale combinar o que fazer quando o cliente responde com uma pergunta, como “posso ir amanhã depois das 18h?”. Quem recebe a resposta precisa saber o horário da loja, a política de retirada por terceiros e as formas de pagamento aceitas, para responder na hora.
Perguntas frequentes sobre avisar que os óculos estão prontos
Quando avisar que os óculos estão prontos?
No mesmo dia em que os óculos passam pela conferência e a OS muda para a etapa de pronto.
O que escrever na mensagem de óculos prontos?
Nome do cliente, aviso de que os óculos estão prontos, loja e horário, saldo a pagar se houver e o lembrete de trazer o comprovante.
O sistema Agilize envia mensagens pelo WhatsApp?
O módulo de WhatsApp, quando habilitado no plano da empresa, é usado para o aviso de óculos pronto e para a cobrança de retirada.
Posso programar um lembrete de retirada?
Sim, com as mensagens agendadas, quando o módulo estiver habilitado na empresa.
Devo mandar a receita pelo WhatsApp?
Não. A mensagem deve falar apenas da retirada. Receita e medidas ficam na OS, nas vias do laboratório e da ótica.
E se outra pessoa for retirar os óculos?
Ela deve apresentar o comprovante do cliente. Registre o nome de quem retirou na via da ótica.
Conclusão
Avisar que os óculos estão prontos é um gesto simples que muda a percepção do cliente sobre a ótica. Com o status da OS indicando quem está pronto, mensagens padronizadas e lembretes programados, a loja reduz ligações, acelera as retiradas e transforma a entrega em um bom momento da experiência.
Conheça o sistema Agilize e agende uma apresentação
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