A migração de dados da ótica é a etapa que mais preocupa quem vai trocar de sistema: ninguém quer perder anos de receitas, medidas e ordens de serviço. No sistema Agilize, as OS antigas de ótica vindas do Agilize Total entram com receita e medidas em campos próprios, não como texto solto: a receita que estava no checklist vira a tabela de OD e OE, e as medidas de ponte, aro, diagonal e altura pupilar viram campos da OS de ótica. O código da OS antiga é preservado, e o histórico continua consultável.
Trocar de sistema sem um plano costuma gerar dois problemas: a equipe precisa recadastrar tudo à mão, ou os dados chegam bagunçados e ninguém confia neles. Na ótica, isso é ainda mais sensível, porque a receita de um cliente antigo é consultada quando ele volta para fazer óculos novos, pedir garantia ou um ajuste. Este guia mostra o que é migrado, como preparar a troca e o que conferir depois.
Resumo rápido
- OS antigas de ótica entram com receita e medidas, não só com texto solto.
- O checklist com OD, OE, esférico, cilíndrico, eixo, DNP e adição monta a grade da receita.
- Altura vertical não é confundida com altura pupilar, e DNP não é confundida com altura.
- O tipo de armação é normalizado para metal, aberta, fechada ou acetato.
- Status finalizado, concluído ou encerrado viram Finalizado.
- O código da OS antiga é preservado; se colidir, ganha o prefixo AT-.
O que acontece com cada dado na migração
| Dado da OS antiga | Como entra no sistema |
|---|---|
| — | — |
| Receita no checklist | Tabela de OD e OE com esférico, cilíndrico, eixo, DNP e adição |
| Medidas da armação | Campos de ponte, aro, diagonal e altura pupilar |
| Dados da OS | Campos de prescrição, lente, armação e pagamento |
| Tipo de armação | Metal, aberta, fechada ou acetato |
| Status final | Finalizado |
| Código da OS | Preservado, com prefixo AT- se houver colisão |
Por que a receita precisa virar tabela
Se a receita antiga chegasse como um bloco de texto, a ótica teria o dado, mas não conseguiria usá-lo bem. Ler “OD -2,00 -0,75 180” dentro de uma observação é diferente de ver a grade com esférico, cilíndrico e eixo de cada olho. Na migração, os itens de checklist com nome de olho, como OD, OE, olho direito e olho esquerdo, e com nome de coluna, como esférico, cilíndrico, eixo, DNP e adição, montam a grade da receita.
Isso permite que, quando o cliente voltar, o vendedor abra a OS antiga e veja a receita no mesmo formato das OS novas. Para entender como a receita fica registrada, veja registrar receita de óculos no sistema e como ler receita de óculos.
Medidas que não se confundem
Um cuidado importante da migração é não misturar medidas parecidas. A altura vertical da armação não é confundida com a altura pupilar, e a DNP não é confundida com altura. Pode parecer detalhe, mas uma medida no campo errado leva a um pedido errado ao laboratório se alguém reaproveitar o dado. As medidas de ponte, aro, diagonal e altura pupilar viram campos da OS de ótica. Veja DNP na ordem de serviço, altura de montagem da lente e medidas da armação de óculos.
Tipo de armação e status padronizados
No sistema antigo, cada loja escrevia o tipo de armação de um jeito. Na migração, ele é normalizado para metal, aberta, fechada ou acetato. Isso facilita filtrar e entender o histórico. Os status também são ajustados: finalizado, concluído ou encerrado apontam para Finalizado, que é a etapa final padrão do sistema. Veja tipos de armação de óculos e status da ordem de serviço.
Código da OS preservado
Muitos clientes guardam o comprovante com o número da OS. Por isso, o código da OS antiga é preservado. Se esse número coincidir com um código que já existe no sistema novo, o sistema acrescenta o prefixo AT- na frente, evitando duplicidade sem perder a referência original.
Como preparar a migração de dados da ótica
- Combine com a equipe Agilize o escopo da migração e a data da troca.
- Peça a habilitação da OS de ótica na empresa, para que os campos de receita e medidas existam.
- Revise o modelo de OS de ótica: nomes dos campos e em qual via cada um aparece.
- Defina um dia de corte para parar de abrir OS no sistema antigo.
- Após a migração, abra uma amostra de OS antigas e confira receita, medidas, armação e status.
- Teste a impressão de uma OS migrada em três vias e no cupom de 80 mm.
- Treine a equipe para consultar o histórico do cliente no sistema novo.
Produtos, serviços e cadastros por planilha
Além das OS, a ótica precisa do catálogo de produtos e serviços. Para isso, o sistema oferece importação por planilha com exemplos que já falam a língua da ótica: lente antirreflexo com SKU LEN-001, categoria Lentes e marca Essilor; serviço de montagem de óculos na categoria Laboratório; e OS com diagnóstico “Ajuste de aro”. Se a ótica vem de outro sistema, organizar os dados nessas planilhas é o caminho para subir estoque e cadastros sem montar coluna na mão. Veja planilha para ótica.
O que conferir depois da migração
- Receitas: escolha clientes conhecidos e compare com o arquivo físico.
- Medidas: confira se DNP, altura pupilar, ponte, aro e diagonal estão nos campos certos.
- Tipo de armação: veja se a normalização fez sentido nos casos estranhos.
- Status: confirme que OS encerradas aparecem como Finalizado.
- Códigos: procure um número de OS que um cliente tenha em mãos.
- Impressão: gere a via da ótica de uma OS antiga e veja se sai legível.
Erros comuns na troca de sistema
- Trocar em dia de movimento alto, sem tempo para conferir.
- Continuar abrindo OS nos dois sistemas ao mesmo tempo.
- Não revisar o modelo de OS antes de receber os dados.
- Não avisar a equipe sobre onde consultar receitas antigas.
- Deixar a conferência para depois e descobrir problemas só no balcão.
Exemplo prático
Uma ótica com oito anos de histórico decide trocar de sistema. Ela combina a migração, habilita a OS de ótica e revisa o modelo de três vias. Depois da importação, a gerente separa 20 OS antigas e compara com o papel arquivado: as receitas aparecem na tabela de OD e OE, as medidas estão nos campos de ponte, aro e altura pupilar, e uma OS que colidia com um número novo aparece como AT-1532. Na semana seguinte, um cliente volta para trocar as lentes e o vendedor encontra a receita anterior em segundos.
Como envolver a equipe na troca
A equipe precisa saber, antes do dia de corte, onde vai consultar as receitas antigas e como abrir as OS novas. Uma conversa curta, com uma demonstração usando uma OS migrada de um cliente conhecido, costuma ser suficiente para dar segurança. Nos primeiros dias, deixe uma pessoa de referência para tirar dúvidas no balcão e anote tudo o que parecer estranho nos dados migrados. Essa lista ajuda a corrigir rapidamente casos pontuais e evita que a equipe volte a procurar o papel por insegurança.
Perguntas frequentes sobre migração de dados da ótica
As receitas antigas entram como texto ou como tabela?
Como tabela. Os itens de checklist com nome de olho e de coluna montam a grade de OD e OE.
O código da OS antiga é mantido?
Sim. O código é preservado e, se colidir com um já existente, recebe o prefixo AT-.
As medidas da armação são migradas?
Sim. Ponte, aro, diagonal e altura pupilar viram campos da OS de ótica.
E os status das OS antigas?
Finalizado, concluído ou encerrado no sistema antigo apontam para Finalizado.
Posso importar produtos por planilha?
Sim. A importação por planilha traz exemplos de lente e montagem para facilitar o cadastro.
Preciso parar a ótica para migrar?
Não. O recomendado é definir um dia de corte e conferir uma amostra logo depois da migração.
Conclusão
A migração de dados da ótica não precisa ser um recomeço. No sistema Agilize, as OS antigas entram com receita, medidas, tipo de armação, status e código preservados, prontas para consulta quando o cliente volta. Com um dia de corte, um modelo de OS revisado e uma conferência por amostra, a troca de sistema fica segura e a equipe continua atendendo com o histórico na mão.
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