Para fazer o controle de estoque de uma pequena empresa, cadastre todos os produtos com código e unidade, registre cada entrada e cada saída no momento em que acontecem, defina um estoque mínimo para os itens principais e faça inventários periódicos para corrigir diferenças. O controle só funciona se ninguém tirar um produto da prateleira sem registrar.
Resumo rápido
- Cadastro padronizado evita produto duplicado.
- Toda entrada tem nota ou documento.
- Toda saída é venda, consumo em serviço ou perda.
- Estoque mínimo avisa a hora de comprar.
- Inventário periódico corrige o sistema.
Passo a passo
- Cadastre os produtos: nome padronizado, código, unidade, custo, preço de venda e fornecedor.
- Faça o primeiro inventário: conte tudo e lance a quantidade inicial.
- Registre as entradas: cada compra entra com a nota do fornecedor.
- Registre as saídas: vendas, peças usadas em serviços, trocas e perdas.
- Defina o estoque mínimo: considere o consumo médio e o prazo de entrega do fornecedor.
- Classifique pela curva ABC: os poucos itens que concentram a maior parte do valor merecem contagem mais frequente.
- Faça inventários periódicos: compare o físico com o registrado e investigue as diferenças.
Erros comuns
- Vender antes de dar entrada na mercadoria;
- Peças usadas em serviços que não saem do estoque;
- Mesmo produto cadastrado com nomes diferentes;
- Nunca fazer inventário;
- Comprar pelo “acho que está acabando”.
Estoque ligado à venda e ao serviço
O controle fica muito mais confiável quando a baixa é automática. No PDV, a venda já tira o produto do estoque; na ordem de serviço, as peças lançadas saem do estoque do serviço. Veja também o PDV com nota fiscal.
Planilha ou sistema?
Planilha funciona com poucos itens e uma pessoa lançando. Com vendas no balcão, serviços e mais de um usuário, um sistema de controle de estoque evita que a planilha fique desatualizada.
Como o Agilize Total ajuda
O Agilize Total tem cadastro de produtos, módulo de inventário, precificação e baixa de estoque nas vendas do PDV, integrados ao financeiro e à emissão de notas. Todo plano inclui 5 usuários, e cada usuário adicional custa R$ 10 por mês. A implantação custa R$ 50 e é feita em até 48h, com 1h de treinamento da equipe incluída.
Perguntas frequentes
Qual o jeito mais simples de controlar estoque?
Registrar todas as entradas e saídas no momento em que acontecem e fazer inventários periódicos.
De quanto em quanto tempo fazer inventário?
Depende do volume e do valor dos itens. Itens de maior valor ou giro merecem contagens mais frequentes.
O que é estoque mínimo?
É a quantidade que, ao ser atingida, indica a hora de comprar, considerando consumo e prazo do fornecedor.
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